阜阳师范大学档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等，结合我校实际，修订本管理办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理、基本建设以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同载体形式的历史记录。

第三条 档案工作是办好学校的一项重要基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校档案反映了学校创办、建设和发展的全过程，是检验教学工作质量、评价科研成果、考核教师和各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据，具有重要的凭证价值和参考作用。

第四条 学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第五条 档案工作遵循集中统一管理、维护档案完整与安全、便于开发利用的管理原则。

第二章  档案机构及其职责

第六条 学校档案馆负责对学校档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第七条 学校确定一名校领导分管档案工作。学校档案馆为正处级独立建制，主要职责是:

（一）贯彻执行国家、安徽省、省委教育工委和省教育厅以及学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划和管理学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）积极开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条 学校成立档案工作委员会，作为学校档案工作的协调机构。

第九条 各单位、各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作，有条件的配备兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第十条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章  文件材料的归档与交接

第十二条 建立和完善文件材料归档制度。文件材料的归档与交接纳入学校教学、科研和党政管理人员的职责范围，每项工作都应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十三条 各单位、各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，应定期向学校档案馆移交，要重点加强基建档案、财务档案、合同档案等归档文件材料的收集和移交工作。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

特别是学校在各项活动中形成的，或者在对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及其它对学校发展有纪念意义的物品等，原则上由学校档案机构集中管理。

第十四条 各项工作与档案工作应实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。根据学校实际情况，文件材料的归档范围按《阜阳师范大学档案归档范围和保管期限表》执行。

第十六条 归档时间与要求

（一）各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年3月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（五）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满后由会计机构移交高校档案机构统一保管。

因工作需要确需推迟移交的,应当经学校档案馆同意。

第十七条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十八条 对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，学校应出资收集（或征集）归档保存。

第四章  档案管理

第十九条 学校档案馆应遵循档案分类规则，按照《高等学校档案管理办法》与《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我校实际情况，编制全校档案分类大纲和编号方案。

第二十条 建立健全档案管理制度。对档案要定期进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作，确保档案安全。

第二十一条 销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。

第二十二条 加强对保密档案的管理。保密档案密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。

第二十三条 档案管理的信息化建设应纳入学校信息化建设整体规划，同步发展。

第五章  档案的开发利用与公布

第二十四条 学校档案馆所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学校档案馆审核同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第二十五条 学校档案馆必须编制必要的检索工具，并积极开展档案的编研工作，更好地为学校教学、科研和党政管理服务。

第二十六条 学校档案馆提供利用的档案，应当用复制件或缩微品。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。学校档案馆是学校提供档案证明的唯一机构。

第二十七条 学校档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等形式，积极开展档案宣传工作。

第二十八条 学校档案馆应当积极开发档案信息资源，进行档案信息资源的研究和再加工，不断加强档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第六章  奖励与处罚

第二十九条 学校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对下列优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励：

（一）在档案管理、保护、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案学研究和档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（三）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》和《档案管理违法违纪行为处分规定》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第七章  附则

第三十一条 凡此前学校印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十二条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十三条 本办法自印发之日起施行。