阜阳师范大学公文处理细则
第一章 总 则
第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）及《中共安徽省委教育工委 安徽省教育厅关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号）精神，结合我校实际，制定本细则。
第二条 本细则适用于我校各部门各单位（以下简称各部门）公文处理工作。
第三条 本细则所称公文，是指学校实施领导、履行职能、处理公务时制发的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校各部门应当高度重视公文处理工作，切实遵守有关规定和要求，加强组织领导，并确定专人负责公文处理工作。
第七条 学校办公室主管学校公文处理工作，并对全校的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校常用的公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
第十条 学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）执行。结合学校工作实际，版式的主要要求有：
（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求
1.公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
2.公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
3.如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字（使用仿宋_GB2312，下同）。特定情况可以作适当调整。
4.一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（二）印制装订要求
1.印制要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
2.装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。
（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
（三）公文格式各要素编排规则
1.版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
2.版头
（1）涉密公文应当用6位3号黑体阿拉伯数字标注份号，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）涉密公文应当根据涉密程度用3号黑体字分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标注保密期限，密级两字之间应当空1字距离。
（3）紧急公文应当根据紧急程度用3号黑体字分别标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（4）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
印制公文的发文机关标志应根据不同发文单位分别使用，确保公文格式统一、规范、简洁。
以中共阜阳师范大学委员会名义行文的各类公文，使用“中共阜阳师范大学委员会文件”发文机关标志。
以阜阳师范大学名义行文的各类公文，使用“阜阳师范大学文件”发文机关标志。
以学校名义发“函”，使用“阜阳师范大学”发文机关标志。
以校党委和校行政名义联合行文的公文，用“中共阜阳师范大学委员会文件”发文机关标志。
以部门名义行文的公文，用部门的发文机关标志（如“阜阳师范大学人事处文件”或“阜阳师范大学人事处”）；以部门联合行文的公文，用主办部门的发文机关标志。
（5）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
凡使用发文单位标志“中共阜阳师范大学委员会文件”和“阜阳师范大学文件”的公文为学校一级公文，发文单位代字统一为“校xx”，发文编号由校办公室统一负责（单独印制公文除外）； 凡由有关部门自主制发的公文为学校二级公文，发文单位代字均不加“校”字，只标志单位代字“xx”，发文编号由起草部门自主编号。
（6）上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（7）发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
3.主体
（1）标题由发文机关名称、事由和文种组成（如：“中共阜阳师范大学委员会关于xxxx的决定”“阜阳师范大学关于xxxx的通知”）。标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。校内行文标题可以省略发文机关名称。
（2）主送机关应当使用机构全称或规范化简称。学校普发性公文的主送机关统一表述为“各党委（党总支），各单位、各部门”“各单位，各部门”。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（3）公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. xxxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）公文应当署发文机关全称或规范化简称（如：“中共阜阳师范大学委员会”“阜阳师范大学”），并署会议通过或校领导、部门负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门负责人签发的日期。公文应当加盖学校或部门印章，并与署名机关相符。
加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
加盖签发人签名章的公文，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。
成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。
（6） 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（7）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4.版记
（1）版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）如有抄送机关，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（3）印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
5.页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（即“一x一”）；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。根据行文关系，学校公文分为上行文、下行文、平行文3种。
第十四条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级部门，根据需要可以同时抄送相关上级部门和同级单位，但不得抄送下级单位。
（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级部门请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。
（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。
第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。
（二）以学校名义下发的公文，涉及校内多个单位职权范围内的事务，相关单位之间应协商一致后方可行文。
（三）上级部门给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。
第十六条 以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。
第十七条 不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：
（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。
（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。
（三）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。
第十八条 凡属学校党委常委会或校长办公会集体审定的事项，行文前一律提交校党委常委会会议或校长办公会议研究，同意后由校领导签发。
第十九条 除学校办公室外，校内各部门不得对外正式行文。
第二十条 学校各部门应当落实效能建设有关公文处理的要求，严格执行办文限时制，大力精简各类公文。
第五章 公文拟制
第二十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十二条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）各部门起草的公文，应当由部门负责人严格把关并经主要负责人审核。凡涉及两个或两个以上部门的公文，主办部门应当主动与有关部门协商会签。部门之间难以协商解决的，应当报校领导协调或经专题会议议定。
第二十三条 以学校名义印发的公文，呈校领导签发前，应由校办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十四条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第二十五条 以学校名义印发的公文，根据分管原则由校领导签发。重要公文和上行文一律由主要校领导签发。
第二十六条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。
第六章 公文办理
第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十八条 收文办理主要程序：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文由校办公室统一签收管理。
（二）登记。对收到公文进行合理分类，并作登记。对公文的主要信息和流转、办理情况应有详细记录。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文部门并说明理由。
（四）承办。由上级部门或其他校外不相隶属单位发送学校的公文，由校办公室负责人根据公文内容和分管原则呈报校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要，校办公室要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十九条 发文办理的主要程序是：
（一）复核。已经校领导签批的公文，校办公室应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）编号。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。学校发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过教育电子政务平台办理，不再分发纸质公文。通过教育电子政务平台发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。
第三十条 涉密公文传递和传输应当符合有关保密要求。
第三十一条 以学校名义制发的公文办理完毕后，起草部门应当及时将2份公文正本连同发文稿纸、公文全文（含正文、附件）底稿一并送至校办公室，以便归档。个人不得保存应当归档的公文。
第七章 公文管理
第三十二条 学校公文由校办公室统一管理。学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十三条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，并填写《阜阳师范大学文件定密审批单》。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由学校保密办公室审批。
第三十四条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由学校保密办公室确定。
第三十五条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密办公室审批。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十八条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日起失效。
第三十九条 凡属归档范围的公文，按照《阜阳师范大学档案管理办法》之有关规定及时移交学校档案馆；不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条 新设立的部门应当向校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部门合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 附则
第四十二条 本细则所指公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第四十三条 本细则由学校办公室负责解释。
第四十四条 本细则自印发之日起施行。学校原有关公文处理要求与本细则不一致的，以本细则为准。
