各单位，各部门：
为了确保学校档案材料的齐全完整与安全，更好地为学校教学科研管理提供档案信息资源服务，请各单位、各部门（以下称“各单位”）按照《阜阳师范大学档案管理办法》要求，做好2022年度归档文件材料的部门立卷和归档工作。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2022年度学校发展过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子等各种载体形式的、现行功能办理完毕的文件材料，具体归档范围参照《阜阳师范大学档案归档范围和保管期限表》执行。各单位不得擅自滞留归档文件材料或将应归档的文件材料据为己有，确保学校发展原始记录齐全完整，确保学校历史文化得以传承；
（二）对于有关学校重大事项或年度重点工作的，虽未列入归档范围，在办理完毕后仍有参考凭证和留存价值的综合性材料，一并纳入归档范围，及时规范移交档案馆；
（三）注意归档文件材料和工作资料的区别，应当归档的文件材料，必须及时移交学校档案馆集中管理。不在学校归档范围的仅对本单位工作有参考凭证价值的文件材料请自行收集、整理与保管。
二、工作要求
（一）落实部门立卷制度。各单位档案工作负责人指导兼职档案员或相关人员，发挥文件材料形成部门的业务熟悉优势，完成档案部门立卷或预立卷工作。不得无故跨年度、无故延长归档时间，不得出现断层或多年不归档现象。成套性材料必须按照形成时间排序，相关实物、音像和其他载体材料一并归档，并附详细的文字说明及相关软件光盘；
（二）归档材料质量要求是齐全、完整、系统、准确，原则上为原件。反映同一事项的文件材料应集中在一起，前因后果、来龙去脉清楚。重复件不在归档之列，不得有涂改、伪造和更改档案材料现象。如因特殊情况原件缺失，复制件必须有经办人、审核人的亲笔签名并加盖形成单位公章，否则不予归档。
（三）补充移交既往年度文件材料的，应当分年度独立制作移交清单，分卷分盒移交。
（四）各单位归档文件材料应统一由兼职档案员移交档案馆，档案工作分管负责人和主要负责人是本年度本单位文件归档工作责任领导人。各单位档案工作分管负责人或兼职档案员有变动的，请及时向档案馆书面备案。
（五）档案馆对各移交单位档案整理情况逐卷逐件核对，确认数量无误、整理规范后，及时办理移交手续。归档文件移交清单和归档文件材料做到一一对应，目录清晰明了、规范准确。移交清单需经交接双方经办人、负责人签字并加盖印章，纸质版一式两份（交接双方各执一份）、电子版一份。
移交清单可从档案馆网页下载。
三、归档时间
档案馆将加强与立档单位对接、沟通，切实做好文件材料归档工作，确保进馆工作进度。请各单位于2023年3月31日前完成文件材料的归档移交工作，专门档案的归档时间按照相应档案管理办法执行。档案馆归档联系人及联系电话：张进（2596177）。
阜阳师范大学
2023年2月6日