各单位，各部门：
档案工作是学校一项重要的基础性和保障性工作，为了确保学校档案材料的齐全完整与安全，更好地为学校教学科研管理提供服务，建好用好档案信息资源，确保学校历史发展的原始记录得以长久保存。请各单位、各部门（以下称“各单位”）按照《阜阳师范大学档案管理办法》（校档〔2020〕1号），做好2021年度归档文件材料的部门立卷和归档工作。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
2021年度形成的、现行功能办理完毕的归档文件材料，具体归档范围参照《阜阳师范大学档案归档范围和保管期限表》（校档〔2020〕1号文件附件）执行。各单位不得擅自滞留归档文件材料或将应归档的文件材料据为己有，确保学校发展原始记录齐全完整，确保学校历史文化得以传承。结合2021年度工作实际，对于有关庆祝建党百年华诞、党史学习教育、新冠肺炎疫情防控、巡视“回头看”及巡视整改等学校重要工作的，在办理完毕后仍有参考凭证和留存价值的综合性材料，如校级层面的重要举措、文件制度、统计性台账等，一并纳入归档范围。
二、工作要求
（一）掌握和熟悉归档范围。注意归档材料和工作资料的区别，应当归档的材料，必须及时移交学校档案馆集中管理，仅对本部门有工作参考和备查作用的资料自行留存；
（二）落实部门立卷制度。各单位档案工作负责人指导兼职档案员或相关人员，发挥档案材料形成部门的业务熟悉优势，及时整理档案和立卷，确保档案立卷整理质量。不得无故跨年度、无故延长归档时间，不得出现断层或多年不归档现象。成套性材料必须按照形成时间排序，相关实物、音像和其他载体材料一并归档，并附详细的文字说明及相关软件光盘；
（三）归档文件材料必须是原始记录。所有归档材料应是原件，重复件不在归档之列，不得有涂改、伪造和更改档案材料现象。如因特殊情况原件缺失，复制件必须有经办人、审核人的亲笔签名并加盖形成单位公章，否则不予归档。
（四）归档文件移交清单和归档文件材料做到一一对应，目录清晰明了、规范准确。移交清单需经交接双方经办人、负责人签字并加盖印章，一式两份，存档备查（移交清单可从档案馆网页下载）。所有签字均需手写签名，不得用公务私章或签名章代替。
三、归档时间和联系人
请各单位于2022年3月31日前完成归档文件材料的移交工作，专门档案的归档时间按照相应档案管理办法执行。档案馆归档联系人及联系电话：张进（2596177）。
阜阳师范大学
2022年2月16日